Administrasi kelompok adalah segala pencatatan yang mencatat segala kegiatan kelompok, sedangkan pembukuan adalah pencatatan transaksi secara kronologis dan sistematis. Administrasi kelompok menjadi sangat penting dibuat guna mengetahui sejauh mana perkembangan anggota kelompok, partisipasinya dalam kelompok, permasalahan, dan keputusan-keputusan yang pernah diambil, dsb.
Manfaat Administrasi/Pembukuan Kelompok
Administrasi diperlukan untuk menyediakan informasi tentang keadaan keuangan kelompok pada saat-saat tertentu, baik bagi anggota maupun bagi pihak lain.
Pembukuan diperlukan untuk menjaga keakuratan catatan atas semua transaksi dan keputusan-keputusan yang dibuat dalam kelompok. Informasi ini dapat digunakan sebagai: (1) Alat Kontrol; (2) Alat Dokumentasi; (3) Alat/bahan pengambilan keputusan kelompok; (4) Alat monitoring perkembangan kelompok; (5) Alat Evaluasi; dan (6) Alat memupuk kepercayaan anggota.
Administrasi Kelompok
Pada dasarnya administrasi kelompok terbagi atas 2 (dua) bagian yakni administrasi organisasi dan administrasi keuangan.
1. Administrasi Organisasi
Setidaknya dalam administrasi organisasi kelompok diperlukan buku-buku sebagai berikut:
a. Buku daftar pengurus dan anggota
b. Buku notulen pertemuan
c. Buku tamu dan bimbingan
d. Buku kegiatan / pertemuan
e. Buku daftar hadir kegiatan
Administrasi organisasi ini umumnya dikerjakan oleh sekretaris.
2. Administrasi Keuangan
Setiap kelompok, wajib mengelola administrasi keuangan dengan baik yaitu sesuai jenis serta diisi dengan tertib, teratur dan benar. Dengan administrasi keuangan yang baik, keuangan kelompok dapat terkendali dan pada waktu tertentu akan mudah untuk diketahui, sehingga dapat digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.
Informasi kondisi keuangan kelompok bermanfaat untuk:
a. Alat monitor perkembangan keuangan;
b. Alat pengendalian keuangan;
c. Alat evaluasi terhadap pencapaian tujuan/sasaran dari setiap kegiatan atau usaha; dan
d. Alat manajemen dalam pengambilan keputusan
Model pembukuan keuangan yang digunakan kelompok adalah model yang sederhana, mudah dipahami sehingga diharapkan akan sangat membantu pengurus/bendahara dalam memper-tanggungjawabkan keuangan dan diharapkan pula banyak anggota yang bisa mengerjakan dan memahaminya.
Beberapa buku keuangan yang diperlukan adalah:
a. Buku Kas Kelompok
b. Buku Simpan/Pinjam Anggota
c. Buku Tabungan Anggota
Administrasi keuangan ini umumnya dikerjakan oleh bendahara.
Selain buku-buku tersebut diatas, kebutuhan akan jenis buku akan berkembang sesuai dengan dinamika atau perkembangan yang terjadi dalam kelompok.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar