PEMBUKUAN DAN AUDIT ANGGOTA KELOMPOK
PERLUNYA PEMBUKUAN
Pembukuan diperlukan untuk menjaga keakuratan catatan atas semua transaksi dan
keputusan-keputusan yang dibuat dalam kelompok. Pembukuan terdiri dari
buku-buku administrasi, termasuk buku keuangan yang dimiliki oleh kelompok.
Administrasi keuangan dapat berarti pembukuan keuangan,
yaitu catatan transaksi keuangan yang dibuat secara kronologis (munurut urutan
waktu) dan sistematis (menurut cara-cara tertentu). Setiap organisasi kelompok,
wajib mengelola administrasi keuangan dengan baik yaitu sesuai jenis serta
diisi dengan tertib, teratur dan benar. Dengan administrasi keuangan yang baik,
keuangan kelompok dapat terkendali dan pada waktu tertentu akan mudah untuk
diketahui, sehingga dapat digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.
Informasi kondisi keuangan kelompok dapat digunakan
sebagai:
1.
Alat monitor perkembangan
keuangan;
2. Alat pengendalian keuangan;
3. Alat evaluasi terhadap pencapaian tujuan/sasaran dari
setiap kegiatan atau usaha; dan
4. Alat manajemen dalam pengambilan keputusan.
Dalam membuat
buku-buku kelompok harus lengkap, tertib, teratur, benar dan bermanfaat,
sehingga harus mengikuti prinsip-prinsip:
1.
Sistematis, buku diisi
menurut cara-cara tertentu sesuai dengan jenis bukunya;
2. Kronologis, buku diisi sesuai dengan urutan terjadinya transaksi;
3. Informatif, dapat dipahami/dimengerti oleh semua pihak
yang berkepentingan;
4. Accountable, buku diisi memenuhi kaidah-kaidah atau ketentuan
akuntansi, antara lain: dapat dihitung, dapat dievaluasi, dan dapat
dipertanggungjawabkan;
5. Auditable, catatan keuangan dapat diperiksa dengan mudah.
BENTUK-BENTUK PEMBUKUAN KEUANGAN KELOMPOK
Beberapa bentuk pembukuan yang dapat digunakan untuk
menjaga keakuratan catatan atas semua
transaksi dan keputusan-keputusan yang dibuat dalam kelompok, antara lain
berupa:
1.
Buku
pertemuan adalah buku
dasar dan penting yang berisi tidak hanya proses pertemuan kelompok tapi juga
transaksi keuangan yang terjadi pada
hari itu. Hal ini membantu kelompok untuk mengingat kembali keputusan yang
telah diambil dalam pertemuan sebelumnya, tindakan yang diambil dan perlu
ditindaklanjuti. Buku ini sering disebut
“buku induk”.
2.
Buku
Administrasi Anggota adalah berisi tentang semua informasi mengenai anggota dan
keluarganya serta catatan pendaftaran.
3.
Buku
Kehadiran merupakan catatan tentang kehadiran anggota. Ini membantu untuk mencatat
absen rutin dan alasan bagi yang tidak
hadir.
4.
Buku
Pas Anggota merupakan catatan tabungan
dan pinjaman setiap anggota. Buku ini
disimpan oleh anggota.
5.
Buku tabungan individu berisi
tabungan harian masing-masing anggota kelompok. Ini membantu kelompok
untuk mengetahui tabungan anggota setiap hari, setiap bulan dan setiap tahun.
Bahkan jika buku pas anggota hilang, status tabungan dan pinjamannya mungkin dapat di lacak dari buku ini.
6.
Buku pinjaman individu berisi semua informasi
pinjaman yang diberikan pada anggota, secara individu (termasuk masalah
pinjaman, tujuan pinjaman, jadwal pengembalian bunga, pengembalian pinjaman,
hutang yang belum lunas dan melampaui batas waktunya.
7.
Buku
kas memelihara semua catatan tunai dan
transaksi bank dari kelompok.
8.
Buku
kas umum berisi neraca aktivitas secara
kumulatif. Sebagai contoh, dari buku kas
umum, seseorang dapat menceritakan berapa banyak telah dihabiskan untuk
transportasi oleh kelompok, berapa
banyak telah diperoleh dari denda dan
lain sebagainya. Hal ini memberikan informasi posisi keuangan pada setiap
aktivitas kelompok.
9.
Buku
tanda terima menjaga catatan semua penerimaan kelompok, dibuat duplikatnya, dan
yang asli diberikan pada orang yang telah memberikan uang. Hal ini membantu
baik kepada kelompok dan pihak yang membayar, sebagai bukti bahwa uang telah
diterima.
10.
Semua
pembayaran dan pengeluaran kelompok diputar menggunakan voucher pembayaran.
Voucher ini ditahan oleh kelompok sebagai bukti
pembayaran. Namun demikian voucher pembayaran hanya merupakan dokumen
pendukung. Pembayarannya sendiri dibuat
dengan nota bon atau pembayaran yang ditandatangani oleh penerima
pembayaran.
11.
Catatan
permintaan surat kesanggupan pinjaman diminta dari peminjam sebagai keamanan
pinjaman.
12.
Dokumen
pendukung, yang berhubungan dengan berbagai transaksi keuangan dan keputusan yang
dibuat oleh kelompok dan semua koresponden harus disimpan dalam dokumen
penyimpanan.
13.
Buku
kas bank/buku cek diperlukan untuk mengadakan transaksi bank.
14.
Daftar kontribusi lokal menyediakan informasi keuangan yang
dimobilisasi pada tingkat lokal, baik dalam bentuk uang tunai atau sejenisnya
untuk berbagai program.
15.
Buku
stok berisi informasi bahan-bahan yang diterima atau diadakan dan neraca,
sesuai dengan
nilai bahan.
MEMILIH PENULIS PEMBUKUAN KEUANGAN
Terkait dengan pentingnya pembuatan pembukuan keuangan
kelompok, maka perlu diangkat seorang penulis sebagai pengelola dan
penanggungjawab pembuatan pembukuan keuangan. Penulis dapat berasal dari dalam
kelompok (anggota kelompok) atau seseorang dari luar kelompok (bukan anggota
kelompok), dengan syarat: (1) jujur; (2) mudah dijumpai; (3) dapat diterima
oleh semua anggota kelompok, (4) tidak
mengintervensi dinamika kelompok, (5) transparan; dan (6) ahli dalam
menulis pembukuan. Kelompok juga harus
dapat dengan mudah memperoleh penulis pengganti jika penulis sewaktu-waktu
berhenti.
PEMANTAUAN PENULIS PEMBUKUAN KEUANGAN KELOMPOK
Supaya efektif memantau penulis, beberapa kiat yang dapat
digunakan kelompok
adalah sebagai berikut :
1.
Kelompok harus yakin bahwa penulis tidak pernah memegang uang.
2. Anggota kelompok harus selalu memeriksa catatan-catatan
sebelum mereka tanda tangan.
3. Jika penulis bukan anggota kelompok, dia tidak boleh ikut
campur dalam kegiatan kelompok.
Kelompok harus dapat mengontrol/mengendalikan keuangan umum, beberapa hal
yang dapat dilakukan oleh kelompok untuk tetap mengendalikan keuangan umum
adalah sebagai berikut:
1.
Siapapun penulis pembukuan
keuangan tidak pernah memegang uang.
2. Anggota mengawasi secara normal jumlah total dan
komposisi uang kelompok pada setiap waktu.
3. Jumlah total biasanya diumumkan pada pertemuan atau
ditulis pada papan.
4. Anggota mengawasi catatan tabungan individu mereka dan
status kredit dalam kelompok.
5. Anggota menyuruh penulis untuk membacakan catatan
pertemuan pada hari itu juga sebelum mereka tanda tangan.
6. Anggota kelompok memastikan bahwa buku selalu
diperbaharui.
7. Anggota memastikan bahwa penulis mempunyai semua
perlengkapan penting untuk menulis buku seperti pensil, pena, penghapus,
kertas, lembaran karbon, penjepit, perekat, stempel karet dan tinta stempel.
8. Anggota kelompok memastikan bahwa pemeliharaan dan penyimpanan buku mereka tidak bercampur
dengan buku penulis jika dia anggota kelompok.
AUDIT KEUANGAN DALAM KELOMPOK
Audit adalah pemeriksaan buku akunting secara sistematis,
oleh orang di luar kelompok (bukan penulis atau anggota kelompok). Tujuan audit adalah untuk memeriksa kesalahan
dan kelalaian dalam membuat perhitungan, untuk meralat adanya kesalahan, dan
untuk pencegahan kesalahan di masa mendatang. Audit dibutuhkan baik untuk
manfaat kelompok sendiri dan untuk membangun kredibilitas operasional kelompok
kepada dunia luar.
Tujuan dari audit pembukuan keuangan kelompok antara lain adalah sebagai berikut:
1.
Meningkatkan akuntabilitas
dan transparansi keuangannya.
2. Menemukan dan meralat kesalahan dan kelalaian dalam
menyusun pembukuan.
3. Memperkuat keberadaan sistem akunting dalam kelompok.
4. Menjelaskan pendapatan, pengeluaran, kekayaan dan
pertanggungjawaban.
5. Membangun kepercayaan dalam kelompok sebagai sebuah lembaga yang mengarah ke
berkesinambungan, pengakuan dan kredibilitas.
6. Mengambil keputusan-keputusan anggaran dan pendanaan.
REFERENSI:
Juni Pranoto dan Wahyu Suprapti, 2006. Membangun
Kerjasama Tim (Team Building). Lembaga Administrasi
Negara – Republik Indonesia, Jakarta.
Santosa S., 2004. Dinamika Kelompok Edisi Revisi.
Penerbit: Bumi Aksara, Jakarta.
Tim
Pusbangluh, 2008. Modul Pembinaan dan Pengembangan Kelembagaan Penyuluhan Perikanan. Pusat Pengembangan Penyuluhan
BPSDMKP, Jakarta.
